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電子メールを使いこなそう

  前回に引き続き、今回の実験室でも「電子メール」についていろいろ実験してみよう!今回は「メールを送るときのマナー」と「同じ内容のメールを一度に複数の人に送るには?」という特集だよ!  
 
E-Mailを送るときのマナーって?

普通の郵便にある程度のマナーがあるのは知ってるよね。例えば、差出人の名前がなかったり、切手が貼られてなかったりなんてのは相手に失礼だよね。
郵便と同じように、電子メールにもマナーはあるんだよっ!ここでは電子メールならではの決まりごとを紹介するね。



ポイント なるべくテキスト形式で送ろう
メールの形式には「テキスト形式」と「HTML形式(リッチテキスト形式)」というのがあってね。テキスト形式は本文に文字だけを書いて送ることしかできないんだけど、HTML形式だと文字の大きさを変えたり、その文字や背景に色を付けたり、画像を入れたりと楽しいことがたくさんできるんだ。(※HTMLメールでクリスマスカードを送る方法はこちら

そうなると、HTML形式の方が良さそうな気がするでしょう?ところが、HTML形式は、相手のメールソフト(前回の実験室参照)も同じようにHTML形式に対応していなければ使えないんだよ〜。(←ここ重要)こっちがいくら凝りに凝ったメールを送っても、「何か変なメールがきたよー」となっちゃうわけ。

また、HTML形式にはウィルスがついてくる危険性もあるんだよ!!!だから相手のことを考えて、メールソフト全体の設定をテキスト形式にしておく方が親切だよね。

テキスト形式にする方法は、各メールソフトのヘルプを読んでみてね!(OutlookExpressの場合は「ツール」→「オプション」→「送信」タブの「メール送信の形式」を"テキスト形式”にすればOkay!)

ポイント 1行35文字に設定、適度に改行を入れる!
謎の暗号文みたいに、改行されないでズラズラ〜〜と書かれたメールを受け取ったことはない?あれってすっごく読みづらいよね。でももしかしたら、みんなのメールもそうなってるかもしれないよ。だって、自分のパソコンではきちんと改行できていても、相手のパソコンでは改行されずに、つながって表示されてしまうこともあるんだ。
だから、だいたい1行35文字くらいで改行してよね。やり方はとっても簡単。改行したい位置にカーソルをもっていって「Enter」キーを押すだけ〜。ほらっ簡単でしょ!!  

また、ものによってはメールソフトに自動的に指定することも可能だ!OutlookExpressの場合だと、テキスト形式に設定したのと同じ手順で「ツールオプション」画面を開き、テキスト形式の「設定」をクリック。「送信時に自動的に文字列を折り返す」の部分に「70」と記入すればOkay!
えっ?なぜ「70」かって?日本語の場合、平仮名や漢字は幅が広いから1文字は2文字分としてカウントされるんだ。だから35文字で折り返したければ「70」ってなるわけ。

ポイント 半角カタカナや機種依存文字は使わない

パソコンが表示する文字の種類って、実は機種によって違うんだ。自分のパソコンで表示できても相手のパソコンで表示できるとは限らないってこと、注意しようね!  「機種依存文字」っていうのは、

などがそうだよ。


電子メールの、紙の郵便にない利点の一つに、「同報送信」というのがあるんだよ〜〜。つまり、宛先に複数の相手を指定するだけで、同じメールを何人もの相手にいっせいに送ることができるんだ!!

これはどのメールクライアントソフトを使っていてもやり方は同じ。宛先を記入するところ(To:)にメールアドレスを半角カンマ(,)で区切りながら並べていけばいいんだよ〜。もし人数が多い時は途中で行を変えてもOkay! 
ただし、行を変える時は一人分のメールアドレスを途中で分けたりしないでよねっ。また、次の行からは最初にスペースを入れるようにしてね。

CCとBCC

「Cc:」も「To:」と同じように、メールアドレスを記入すれば相手にメールが届くんだよ。ただ「carbon copy(カーボンコピー)」だから、「直接あなたには関係ないけど、一応目を通しておいてね〜〜」といった意味合いが強いの。きちんとメールの内容を読んでもらいたい相手には、「To:」に入れるようにしようね!!

「Bcc:」も基本的には「Cc:」と同じ意味。ただ、複数の人にメールを出す際、 メール受信者に他の人のメールアドレスが分からないようにしたい時には、こちらを使ってね。「blind carbon copy(ブラインドカーボンコピー)」といって、ここに宛先を書いた人にメールを送ったことは他の宛先の人には内緒にされるってこと〜〜。もし「Bcc:なんて欄ないよ〜」という人がいたら、表示→「すべてのヘッダー」を選択してね! (OutlookExpress5の場合)


☆ ☆むやみに大勢の人に送って迷惑がられることのないようにね☆☆

 
 
マナーや送り方は大丈夫かな?
次回の実験室では「アドレス帳を便利に使いこなすには?」「たまったメールを上手に管理するには?」なんてどう?楽しみに待っててね!!
 

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